私の愛しいアップルパイへ
今日はタスク管理において最も大切なリストの1つであるネクストアクションの取り扱いについてお話したく、馬を走らせてきました。
ネクストアクションとは？
そもそもネクストアクションとは何でしょうか。
一般的なタスク管理では、タスクを洗い出すことを推奨します。しかし、洗い出したタスクを一気に片付けることは普通できませんから、タスクの一覧を整理したら次に手をつけるべきことをマーキングすることになります。
たとえば、引越しや転職活動や確定申告など複数のプロジェクトないしタスクを抱えているとします。この単位で扱うのはたいへんですので、この中から「引越し業者を調べる」「エントリシートを書く」「確定申告の期限をカレンダーに登録する」など、次の一手として取り組むべきアクションを見極めて、それらに集中するわけです。
こうすれば管理対象を限定できるので仕事の管理は容易になりますし、いま手をつけられない一連のタスクに頭を悩ませることなく目の前の仕事に集中できます。
この次に手をつけるべきことリストをここでは「ネクストアクション」と呼びます。
ネクストアクションはフロー情報である
このネクストアクションとして抽出されたタスクをこなしていくことで、仕事を進めることになるわけですが、 ここでネクストアクションが極めて流動的であることに十分注意しておく必要があります。
ネクストアクションをクローズリスト（原則としてリストを空にするまで新たな情報を追記できないリスト）として扱ったり、一度洗い出したら当面は変化しない安定したリストとして扱うのはお勧めできません。
状況は刻一刻と変わっていきます。固定化したネクストアクションのリストを持っていると柔軟性が欠けて、もうすっかり重要ではなくなったタスクへ取り組むような事態になりかねません。
もう樽の中には一匹も鯉なんて泳いでいないのに、せっせと美しい鯉が泳いでいないか探し回るようなものです。
逆のパターンもあります。「いつかやるリスト」にあった部屋の模様替えが、ある日家族からの強い要求によって突如緊急のネクストアクションになるようなケースです。
ここでリストの分類にしたがって、部屋の模様替えなんていつかやれば良いなどと発言するのはまったくもって危険ですし、そうしないことを強くお勧めします。
他者からの要求やプロジェクト状況の変化だけでなく、自分自身の状態にも影響されます。健康状態や睡眠時間、意志力などによってネクストアクションは左右されます。
つまり、ネクストアクションは鮮度が命なのです。ネクストアクションは川の流れのように移り変わっていくものなのです。
もしネクストアクションの選別を週次レビューの中で毎週更新するような運用をしていれば後手にまわることとなります。これでは古くなったネクストアクションのリストをもとに行動することとなるでしょう。オーマイゴッシュ！
古いネクストアクションのリストを元に行動するのは、効果的でも効率的でもなく、そのうえストレスフルです。ネクストアクションはせめて毎日選び直す必要があります。
ネクストアクションは一度選んだら安定して使えるリストではなく、むしろ日々移り変わっていくフロー情報に近いものとして扱えるとベストです。SNSのタイムラインのようなものです。
ネクストアクションを毎日選び直すだけでなく、日中は現在やっていることを中心に柔軟にタスクを選べるものが良いでしょう。
タスクシュートはまさに1日というタイムラインでタスクを管理します。また、1日を設計して終わりなのではなく、実行しながらタスクを細かく入れ替えられます。タスクをコンテキストとしてではなく、シーケンスとして捉えられるのも優れた設計です。
これは刻々と変わっていくネクストアクションの管理に適しているのです。
貴下の従順なる下僕 松崎より