TaskChute Cloud利用者が、実際どのように活用しているのかを見ることで、「こんなふうに使えばいいんだ」と、ツールを使う上で目指す方向性が明確になるかなと思います。
第一弾はTaskChute Cloudの運営側である、私だいちの使い方をご紹介します。
利用者のプロフィール
- TaskChute Cloud歴3年3か月
- 20代男性
- フルリモートで働いており、時間の融通が利きやすい
- 「TaskChute Cloud」のグロースとカスタマーサポート、オンラインコミュニティ「ライフエンジン」の運営が主な業務
TaskChute Cloudの使い方
ここから、朝起きてから寝るまでの時系列形式にて、使い方を紹介していきます。
登録されているルーチン
画像１のように、朝起きた時点でルーチンタスクが45~50個登録されています。
せっかくなので、ルーチンタスクをいくつか紹介します。
セクション7:30前後のルーチンは、画像２のように細かく刻んでいます。画像を見ると、見積もり時間が2分のものもけっこうありますよね。
このタスクリスト、人によっては「細かいな」と思うかもしれません。
ただ、このくらいタスクを細かく設定しておくことで、起き抜けの頭がボーッとしている状態でも苦なくこなせます。
こうしてスタート・ストップ、スタート・ストップ……とタスク完了を繰り返していくことで、ちょっとずつエンジンがかかってきます。
逆にいうと、これくらい細かく刻んでいるのは朝だけです。
画像３のように、お昼はけっこう大きな粒度（20分くらい）のルーチンタスクが並んでいます。
この時間帯は、第一領域の定常業務（カスタマーサポート業務等）や、第二領域のタスク（ブログ執筆等）がルーチン化されています。
画像４のように、夜はほとんどが生活系のルーチンタスクですね。
休憩はあらかじめ予備を５つセットしています。（でも習慣トラッカーの部分を見ると、ほぼ「休憩３」までしか使っていないことが分かりますね……）
それ以外の休憩は、たとえば「散歩後の休憩」「ミーティング後の休憩」「夜飯後の休憩」のように、特定のタスクに紐付けてルーチン化しています。過去のログを見ていたらある特定のタスクの後に必ず休憩が入っているなと気づいたからです。
また、夜にミーティングが入ることが多いので、当日の計画の時間にカレンダーを見て、ミーティングタスクをリストに追加しています。
朝の計画の時間
ここまで自動で登録されるルーチンを見てきましたが、ここからは手動でタスクを追加する場面を紹介します。
朝の早い段階で「朝の計画の時間」というルーチンがあります。
そこで以下のことを実施します。
- Googleカレンダー、Todoist、週次計画を見る
- タスクリストで今日一日の時間割を作成する
Googleカレンダーはイベントリスト、Todoistはオープンリスト、週次計画は週次のクローズリストと言い換えられるでしょう。（※ちなみにTaskChute Cloudは日次のクローズリストです）
それぞれのリストからTaskChute Cloudに反映させるときに、常に気にしているのが「終了予定時刻」です。
画像５はたった今、当ブログを執筆しているときのTaskChute Cloudです。
上部を見ると、終了予定時刻が「23:39」になっているのが分かると思います。これはタスクの見積時間をもとに計算されています。
（これまでの経験からすると、23:00に食い込んでくると、だいたいどれかのタスクが削除か先送りされます……土日ダラダラしていた分、取り返そうと思ってタスクを入れすぎました……）
終了予定時刻を常に意識すると、いつでもタスクの取捨選択ができるようになります。
「あ、、今日このタスク入らないわ……」と判明したら、その時点でタスクの優先順位を決定することを半ば強制的に迫られます。
そして、これがタスクシュートのコアバリューの一つだと考えています。
「計画を立てる」というルーチンは、設定しておくことを強くおすすめします。おそらく長年タスクシュートをしている人の9割方は計画の時間があるのではないでしょうか。
また、見積時間は適当でもいいので各タスクに設定しておきましょう。それらは終了予定時刻に反映されます。
タスクを実行するとき
ここまでで、一日の計画について見てきました。
いよいよ実行です。タスク実行時はあまり難しいことは考えていません。だいたいは上から順にタスクを実行していきます。
気分によって順番を変えることもあります。なので朝の段階でタスクの実行順序を厳密に決めているわけではありません。決めているのはざっくりとした”流れ”ですね。
タスク実行時に感じたことや気づいたことがあれば、コメントに書いておきます。これは”瞬時レビュー”と呼ばれることもあります。
一日のどこかで「あ、今日のタスクリスト消化できないわ」と気づいたら、タスクを削除するか先送りします。
何度も先送りになっているルーチンがあれば、潔く削除しようと心がけています。さもなくば、先送りルーチンからのプレッシャーを感じてしまうからです……
追加でタスクが発生したとき
一日のどこかで追加でタスクが発生したときは、基本的に明日実行します。なのでTodoistのようなオープンリストに登録します。
朝の段階でクローズリストは完成しているので、今日一日にはもうタスクは入りません。ゆえにデフォルトは明日です。
ただし、どうしても今日行う必要がある場合や、2,3分で終わる場合は、その日のうちに実施してしまうこともあります。
記録を振り返り、レビューする
そして翌日になったら、前日のタスクリストを見返します。いわゆる”日次レビュー”ですね。
日次レビューの中身は「日記」です。昔から日記をずっと書いているので、そのタイミングで前日のタスクリストを見たり、瞬時レビューを見たりしています。
自分はお昼に日次レビューをすることが多いですが、おそらく朝のほうが習慣化しやすいでしょう。なぜなら時間が夜に近づくほど、時間の不確実性が高まるからです。
日次レビューをして、気づきがある日もあれば、ない日もあります。毎日のように気づきがあるわけではありません。
しかし、長期的に見たら気づきは得られていくものだと思うので、粛々と続けています。
前日のタスクリストを見返すことで、「もうちょっとこうすればいいのではないか」という仮説が立つこともあるでしょう。
この仮説検証をコツコツ行うと、1年後にはけっこう生活が改善されてたりします。地味ですが。
TaskChute Cloudの利用事例その1まとめ
時間の使い方をかなり柔軟に選択できるので、個人事業主に近い働き方かなと思います。
今後は、勤務時間がしっかり決まっていて、オン・オフのハッキリしている方が、どのようにTaskChute Cloudを使っているのかも紹介していきたいです。