私の愛しいアップルパイへ
前回の記事ではタスク管理における情報整理術の重要性について市民ケーンのごとく雄弁に語りました。
今回はNotionとTaskChute Cloudをどう使い分けるのか、なぜこの2つは相性が良いのかについてお話します。
私自身、現在ほとんどこの2つのツールだけですべての仕事を管理できています（画像下側）。
Notionで整理して、TaskChute Cloudで実行する
次に何をやるか見極める能力が重要であると理解するのは問題の解決ではなく、問題の入口です。
重要なのはその次にやるべきことを本当に実行できるかです。次に何をやるかが見極められれば、あとは実行するだけなのですが、そう簡単な話ではありません。
実行にあたっては時間の有無、エネルギーの有無、意志力の有無といった要因が関わるため、次にやることが明確でも実際に実行できるかは誰にも分かりません。
そこで、Notionで整理してTaskChute Cloudで実行する形が生まれます。
整理フェーズでNotionを使い、実行フェーズでTaskChute Cloudを使う形です。この両輪が回ることで、生産性を大きく上げることができます。
なぜ実行フェーズの管理をNotionではなくTaskChute Cloudで行うかというと、大きく2つの理由があります。
- 日時の計算
- ルーチンの実行管理
Notionが非常に優れたツールであることに疑う余地はありませんが、実行フェーズの要となるこの2つの機能においては貧弱であるといわざるを得ません。
日時の計算については、関数プロパティが作成できるもののあまり高度な計算はできません。その他、セル参照がない、時間だけのプロパティが作れないなどの制限があります。
ルーチンの実行管理についても、定期間隔で決められたレコードを作成するといった機能が存在しないため、手動でルーチンを管理せざるを得ません。
Zapierなどの外部ツールと連携してNotionへのレコード追加や更新を定期実行する仕組みを作ることはできますが、日常生活のルーチンほど柔軟な変更と調整および最適化が求められるデータに関しては適合が難しいです。
結果、次にやるタスクの整理と見極めはNotionで効果的に実行できるものの、その実行調整をNotionで管理することは難しいという結論に至ります。そこで、実行フェーズはTaskChute Cloudに切り出す形が見えてきます。
フェーズが明確に異なるのでこの2つの使い分けはさほど混乱がありません。TaskChute Cloudからしてもタスクごとの参考資料や手順書、作業ログなどをNotionに切り出せるので運用がシンプルになる効果があります。
現状、Notionで整理して、TaskChute Cloudで実行する形はこれまでのシステム構成と比べて抜群にしっくりきています。
Notion以前はこの画像の上側のように情報ごとに無数のツールを使い分けていました。その上で次にやることだけを特定のツールに抜き出して、TaskChute Cloudに登録していました。
今は画像の下側のようにTaskChute Cloud以外の情報すべてをNotionに統合できたことでワークフローが非常にシンプルになりました。この快感は是非ともあなたに体感してほしいところです。
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貴下の従順なる下僕 松崎より